SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

SIM bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

SIM MENURUT BEBERAPA AHLI :

• SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989

• SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) .

• SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)  

TUJUAN UMUM :

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

KONSEP SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir danorang yang bertanggung jawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D).

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.

• Sistem Logik (Logical System)

Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistemkita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

• Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi. Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik : Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akanmenunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaankelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswayang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisikakan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata kuliah).

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

 Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan

Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

• Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar.

• Kurangnya perencanaan yang memadai.

• Kurang personil yang handal.

• Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini:

1.      Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di system yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

1.      Ketidak beresan sistem yang lama

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

2.      Pertumbuhan organisasi

Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2        Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3.      Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah

INDIKATOR DIPERLUKANNYA PENGEMBANGAN SIM

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

• Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
• Sistem informasi analisis software
• Sistem informasi teknik (engineering information systems).
• Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

PARA PEMAKAI SIM

Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen. Dan manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab pada pelaksanaan rencana-rencana tingkat yang lebih tinggi disebut tingkat pengendalian operasional.

• Manajer dan Sistem
     Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.  Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

• Pengguna pertama output komputer adalah parakaryawan administrasi dibidang akuntansi. Beberapainformasi, seperti yang dihasilkan sebagai produksampingan dari aplikasi akuntansi, juga tersedia bagi paramanajer. Ketika perusahaan menerapkan konsep SIM,penekanan akan bergeser dari data menuju ke informasidan dari karyawan administrasi ke pemecahan masalah.Sistem dikembangkan secara spesifik sebagai dukungandalam memecahkan masalah.

KOMPONEN PENDUKUNG SIM

Komponen SIM adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen ini dapat terbagi menjadi dua bagian, terdiri dari  komponen secara fungsional dan secara fisik.

Komponen Secara Fungsional:

a.       Sistem Database System Data Base adalah sebuah bank data yang di jangkau oleh system. Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat penting, bagi kelancaran organisasi , sehingga dibutuhkan suatu manajemen pengolahan yang baik.

b.      Decission Support System
Didefinisikan sebagi penerapan system informasi yang membantu aktivitas pengambilan keputusan. DSS cenderung di gunakan dalam perencanaan untuk menganalisis alternative serta pecarian pemecahan melalui salah satu sistem yang ada.

c.       Information Resource Management ( IRM )
Merupakan cara pendekatan terhadap manajemen yang didasarkan atas konsep pemikiran bahwa informasi merupakan sebuah konsep organisatoris. Ruang lingkup IRM mencakup komunikasi data dan pemrosesan kata. Konsep IRM menekankan pada efektifitas organisatoris sumber sistem informasi daripada spesifikasi teknikal atau efesiensi perangkat keras dan lunak.

d.      User Machine System
Diartikan bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam pengambilan keputusan.

e.      Synergystic Organization
Merupakan sifat pengaturan kerjasama sehingga hasil produksi total dari seluruh anggota organisasi ( totalitas ) lebih besar daripada jumlah hasil anggota organisasi itu.

Komponen Secara Fisik

Adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan SIM. Komponen  tersebut diantaranya ialah :

• Hardware

Peralatan komputer fisik dan alat-alat komputer yang saling berhubungan. Berikut ini merupakan 5 fungsi umum hardware, ialah :

·         Input atau masukan

·         Central Processor (Perhitungan, pengendalian dan Primary Storage)

·         Secondary storage untuk data dan program

·         Output atau hasil atau keluaran

·         Komunikasi

• Software

Merupakan istilah yang diberikan untuk sekumpulan instruksi langsung yang memungkinkan hardware memproses data.

Software diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:

·         Software Sistem terdapat software pemrograman, operasi dan utilitinya, sedangkan.

·         Aplikasi software terdapat aplikasi bisnis, akuntansi, indrustri dll.

• Database

Merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan seperti pita komputer dan paket piringan.

• Prosedur Pengoperasian

Merupakan komponen fisk karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik, seperti buku panduan dan itruksi. Tiga tipe utama dalam prosedur yang dibutuhkan ialah:

·      Instruksi untuk pemakai merupakan aplikasi data recod, terminal pegawai untuk memasukkan dan medapatkan kembali data.

·         Instruksi untuk penyimpan input oleh para pemakai

·         Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat computer

• Model manajemen dan pengambilan keputusan

• Personalia pengoperasian meliputi operator, progremer, analisa sistem, personalia penyimpanan data dan coordinator operasional SIM dan pengembangannya.

• Jaringan Komputer dan komunikasi data yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber(resources) yang diakses oleh bersama.

• User atau sumber daya manusia

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen

http://acakacik.blogspot.com/2011/10/sistem-informasi-management.html

http://pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/KT_SIM.pdf

http://www.slideshare.net/RadityaSigit/sistem-informasi-manajemen-bab-1-10052029

http://fardiansyah7fold.wordpress.com/2010/09/28/komponen-pendukung-sistem-informasi-manajemen/