SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGERTIAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani
segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Menurut
Wilkinson, 1991. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka
pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal,
and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran
berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu
entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan.
Dapat
disingkat bahwa System informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Transaksi
memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan
yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi
merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi
dasar adalah:
- Penjualan produk atau jasa.
- Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier.
- Penerimaan kas.
- Pengeluaran kas kepada supplier.
- Pengeluaran kas gaji karyawan.
Sebagai
pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan
semua aktivitas transaksi perusahaan.
Konsep
perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut
ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem
menurut Wilkinson (1993):
- Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
- Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
- Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
- Melayani berbagai macam tujuan.
- Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan
Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
- Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
- Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value positif.
- Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat digunakan.
- Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja users.
- Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.
- Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Karakteristik Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA
melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang
pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani
data rinci
4. Berfokus
historis
5. Menyediakan
informasi pemecahan minimal
Perbedaan
Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Informasi Manajemen
- SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
- SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
2 KOMPONEN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1. Spesialis Informasi
2. Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi
perusahaan :
Bagian pemasaran
mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi
perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan
keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA
memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan
produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan
ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya
kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan
yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2
aspek yang berhubungan dengan sistem
bisnis modern yaitu :
- Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
- Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2,
yaitu :
- Informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan
bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
- Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan
pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
- Sistem Budgeting
Adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang
bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan
:
- Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut. Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
- Metode kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
- Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
TUJUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan
informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas
yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh
pemroses informasi disediakan oleh system pemrosesan transaksi, seperti laporan
keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari
sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama
pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab
pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan
pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan
penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan
kreditor.
Data
dan Informasi Akuntansi
Setiap
sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data,
pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan
penghasil informasi.
- Pengumpulan Data
Fungsi
pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan
serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data
bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari
lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
- Pemrosesan Data
Pemrosesan data
terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data
terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1) Pengklasifikasian atau menetapkan data
berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2)
Menyalin data ke dokumen atau media
lain.
3)
Mengurutkan, atau menysusn data
menurut karaktersitiknya.
4)
Mengelompokkan atau mengumpulkan
transaski sejenis.
5)
Menggabungkan atau mengkombinasikan
dua atau lebih data atau arsip.
6)
Melakukan penghitungan.
7)
Peringkasan, atau penjumlahan data
kuantitatif.
8) Membandingkan data untuk mendapatkan
persamaan atau perbedaan yang ada.
- Manajemen Data
Fungsi manajemen
data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan
kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam
penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang
tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap
retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses
lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan
pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data
dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan
sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen
data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data.
Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses
menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama
mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
- Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan
dasar:
1)
Untuk menjaga dan menjamin keamanan
aset perusahaan, termasuk data.
2)
Untuk menjamin bahwa data yang diperoleh
akurat dan lengkap serta diproses dengan benar.
Berbagai teknik
dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan
yang memadai.
- Penghasil Informasi
Fungsi penghasil
informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian,
pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
Informasi
Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan
Informasi
yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi
operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi
keuangan (IAK). IO
disiapkan
hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan
yang memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah
aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut.
Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah,
pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan
sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan
umum dan lain-lainnya.
Teknologi
Sistem Informasi Akuntansi
Teknologi
informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas
mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan
informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi
juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal
secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan
untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai
yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan
pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait tersebut
berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI merupakan penghubung
value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI memicu adanya
value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi sistem
informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI
memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan
dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat
melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan
keseluruhan rantai hubungan. Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui
seluruh rantai hubungan bisnis akan menimbulkan
keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai hubungan
bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan
pelanggan (customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities. Entitas
dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk pelaporan
real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang
biasa. Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi
di atas menjadi ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara
virtual atau merupakan information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen
membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat operasional.
Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA
sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual.
Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan
output secara virtual. Informasi ini dapat digunakan dalam pengukuran
pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual menyebabkan
perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban. Sistem informasi
ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir yang
ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor
akan memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara
real-time. Dengan demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi
semakin buruk dan mengubah tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses
secara real-time. Sistem informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya
sistem informasi operasi, system informasi akuntansi manajemen, dan sistem
informasi akuntansi keuangan, bahkan system informasi tersebut menjadi sistem
informasi strategik itu sendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar