STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI HOTEL

Gambar diatas adalah bentuk umum struktur organisasi hotel bintang 5. Dalam struktur organisasi tersebut saya berperan sebagai General Manager. Tidaklah mudah menjadi seorang General Manager yang mempunyai banyak tanggung jawab untuk mengelola bisnis hotel yang saya rintis. Banyak dibutuhkan beberapa orang untuk membantu saya dalam menjalankan bisnis tersebut dan membagi tanggung jawab ke beberapa orang yang saya percaya. Dibawah ini adalah rincian dari penjelasan beserta tugas dari struktur organisasi yang saya buat.

• TUGAS GENERAL MANAGER
  
  Sebagai seorang General Manager tanggung jawab yang saya pikul tidaklah ringan. Diantaranya adalah mengelola hotel secara baik dan secara terkonsep. Menjalankan proses agar visi misi yang saya rencanakan dapat terwujud. Mempertahankan kelangsungan tujuan. Focus pada system tujuan yang sudah terkonsep. Mengatur langkah untuk menuju tujuan. Mempertimbangkan segala untung rugi dengan cermat. Dan mengawasi seluruh bawahan dengan baik, benar dan tegas.

• TUGAS EXECUTIVE  ASISTEN MANAGER
  
  Sebagai seorang General Manager saya membutuhkan seorang Executive Asisten Manager yang bertanggung jawab untuk merekrut, melatih, dan mengawasi anggota staf. Executive Asisten Manager memberikan tugas kepada para pekerja dan jadwal shift. Executive Asisten Manager juga memecahkan keluhan pelanggan dan menjawab pertanyaan tentang bisnis yang kami rintis.

• TUGAS ROOM DIVISION
  
  Rooms Division sendiri merupakan sebagai sebuah divisi di hotel yang terdiri gabungan departemen dan fungsi yang memiliki peran penting dan bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pemesanan kamar berikut memberikan pelayanan jasa kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar serta area-area umum di hotel, termasuk penyediaan pencucian pakaian tamu serta pencucian dan pemeliharaan linen yang digunakan oleh departemen lain. Dalam Room Division terdapat ruang lingkup yang sangat dibutuhkan. Diantaranya adalah :

• HOUSE KEEPING
  Tugas-tugas pokok housekeeping di antaranya adalah:

·      Menjaga kebersihan seluruh area hotel.

·      Merawat dan memelihara inventaris hotel.

·      Mengatur peredaran linen.

·      Memelihara dan merawat taman dan tanaman.

·      Melaksanakan pelayanan di kamar-kamar.

·      Melaksanakan pencucian linen, uniform dan pencucian pakaian tamu.

House Keeping juga terdiri dari beberapa bagian beserta tugasnya yaitu:

§  FLOOR SECTION

Bagian ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan  pemeliharaan kamar tamu juga kebersihan hotel tersebut.

§  PUBLIC AREA

Bagian ini menangani semua urusan mengenai kebersihan, kerapian, kelengkapan, kenyamanan, semua area umum yang berpengaruh terhadap ketertarikan tamu untuk memakai jasa di dalam hotel. Tempat-tempat yang dijaga kebersihannya oleh seorang public area meliputi : toilet, lobby, basement, office, dan semua area yang menjadi perhatian penting untuk menarik tamu datang kedalam hotel.

§  LINEN SECTION

Bagian ini bertanggung jawab terhadap penyediaan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan linen atau lena yang yang digunakan oleh departemen-deprtemen terkait,

• FRONT OFFICE
  Dalam Front Office terdapat ruang lingkup yang dapat membantu berjalannya hotel saya dengan baik dan sempurna. Diantaranya adalah:

§  RECEPTIONIST

Tugas dari seorang Receptionist di hotel saya adalah untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi.

§  RESERVATION

Tugas dari Reservation adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan resevasi yang  akan menginap di hotel. Penting  bagi hotel untuk mempunyai petugas reservasi saat Tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka tingat hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi.

§  INFORMATION

Bertugas sebagai pusat informasi para pengunjung. Yang menampung segala saran, keluhan bagi para pengunjung.

§  CASHIER

Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel.

• F&B DIVISION
  Dalam hotel saya juga terdapat struktur organisasi Food & Beverage. Dalam  operasional harian hotel  Food & Beverage Department ( department makanan & minuman ) di bagi menjadi 2 bagian yaitu Food Bevrage Service (Tata Hidang / full service Food Beverage) di Restaurant Service dan Food Beverage Product (Produksi / pengelola / pembuat / penyedia makanan & minuman ) di Kitchen / dapur utama antara keduanya saling ketergantungan.

• FOOD PRODUCTION
  Food production merupakan bagian dari F & B Department yang bertanggung jawab penuh atas pembuatan makanan dan minuman di hotel. F & B Production ini saya menempatkan seorang chef yang ahli dalam bidang makanan dan chef yang professional pula.

• F & B SERVICE
  F& B service merupakan bagian dari F& B Department yang menyediakan fasilitas yang berhubungan dengan ketersediaannya makanan dan minuman untuk para pengunjung. F&B service ini terdiri dari beberapa fasilitas diantaranya:

§  BAR

Tempat yang saya sediakan untuk bersantainya para tamu. Bar ini menyediakan berbagai jenis minuman beralkohol maupun non alcohol.

§  RESTAURANT

Tempat yang saya sediakan untuk makan para tamu.

§  ROOM SERVICE

Bertugas mengambil pesanan (taking the order), menyiapkan menyajikan di kamar dan mengambil kembali peralatan yang telah digunakan dari kamar.

§  BANQUET

Banquet bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang membuat pesanan ke hotel.

• PERSONNEL / KEPEGAWAIAN
  Dalam urutan struktur organisasi hotel ini, tentu saja saya membutuhkan seorang pegawai. Yang bertugas sebagai Administrasi, perencanaan bisnis,  prosedur kedisiplinan bagi para bawahannya,  pembuatan sertifikat bagi para karyawan,  membuat laporan sumber daya manusia, membuat rencana hubungan tenaga kerja , pemrosesan cuti, penilaian kinerja, asuransi, gaji, bonus, tunjangan.

• ACCOUNTING
  Tugas dari seorang accounting adalah menjurnal, membuat laporan keuangan, menganalisa, membuat perusahan bisa lebih produktif, "memberdayakan" semua sources perusahaan hingga maksimal, meningkatkan value added, mengefisienkan operasional perusahaan.

•  ENGINEERING
  Tugas dari Engineering di hotel saya adalah sebagai berikut:

Ø    Preventive maintenance supaya peralatan-peralatan hotel dapat dipergunakan dengan normal, tidak terjadi gangguan-gangguan yang fatal dan punya jangka waktu operational yang lebih lama.

Ø    Pelayanan terhadap tamu dengan cara melayani komplain dan menyediakan alat-alat pada event-event di Banquet.

Ø    Perbaikan/renovasi agar peralatan dan fasilitas-fasilitas selalu tampak  bagus dan sesuai dengan perkembangan  waktu.

Ø    Efisiensi dengan cara melakukan maintenance yang murah dan efektif ,penghematan pada penggunaan energy listrik, air, solar tanpa mengurangi kepuasan tamu.

•  MARKETING
  Pemasaran jasa hotel itu selalu terdiri dari beberapa aktivitas yang bertujuan untuk menarik calon pelanggan dengan memberi motivasi agar tertarik untuk membeli produk dan jasa pelayanan hotel. Pada bagian marketing terdiri dari dua ruang lingkup yaitu Reservation dan Convention.

Ø  RESERVATION

Bertugas :

1)    Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan

2)    Mempromosikan produk dan fasilitas hotel

3)    Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll

Ø  CONVENTION

•   PURCHASING
  Purchasing bertugas untuk melakukan pengadaan dan pembelian barang yang dibutuhkan oleh Hotel, baik secara langsung (direct purchase ) atau secara tidak langsung ( indirect purchase )

REFERENSI :

http://id.articlestreet.com/career/great-opportunities-in-a-hotel-manager-career.html
http://privateselv.blogspot.com/2012/01/pandangan-mengenai-housekeeping.html
http://hoteltraining.wordpress.com/2009/09/10/housekeeping/
http://pusathotel.wordpress.com/2010/07/19/pembagian-tugas-dan-kewenangan-pada-bisnis-hotel/
http://alamandakartatika.blogspot.com/2010/11/public-area-di-dalam-hotel-public-area.html
http://virtualhotelinstitute.com/article/69781/food-and-beverage-operations.html
http://massicang.blogspot.com/view/magazine#!/2012/02/definisi-food-production.html
http://nurzanepastry.blogspot.com/2010/10/istilah-room-service-di-restoran-itu.html
http://www.scribd.com/doc/46991211/Banquet
http://virtualhotelinstitute.com/article/69780/human-resources-development-department.html
http://putra-finance-accounting-taxation.blogspot.com/2007/10/tips-lebih-advance-di-dunia-controller.html
http://blackmentolevolution.blogspot.com/
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/teori-pemasaran-perhotelan-hotel.html
http://pariwisata-teknologi.blogspot.com/2010/06/tugas-tanggung-reservasi.html
http://www.ihs-indonesia.info/2009/05/hotel-store-and-purchasing-department.html