PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

PENGERTIAN MANAJEMEN INFORMASI

Information Management menurut Robertson, J. (2005), adalah terminologi  umum yang mencakup semua sistem dan proses dalam suatu organisasi untuk penciptaan dan penggunaan informasi perusahaan. Merujuk pada pendapat tersebut manajemen informasi memiliki sebutan yang beragam. Pierson, J. et.al. (2008:26), mengemukakan Information Systems (IS), Management Information Systems (MIS), Computer Information Systems (CIS), Business Information Systems (BIS), Information Technology (IT), Business Information Technology (BIT) merupakan istilah yang sama.

Menurut Alter, S. (dalam Omitaomu, H., 2002:1) manajemen informasi merupakan proses menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi, dan  menampilkan informasi. Voss and Gutschwanger (dalam Degkwitz, A., dan Schirmbacher, P., 2008:655), mengemukakan manajemen informasi adalah perencanaan, pengadaan, pengolahan, distribusi dan alokasi informasi sebagai sumber daya untuk mempersiapkan dan memfasilitasi keputusan. Berdasarkan pendapat tersebut, dapat diketahui fokus manajemen informasi adalah menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Penyediaan informasi dilakukan melalui suatu siklus yang disebut dengan siklus informasi (information life cycle). Informasi bermula dari data. Data kemudian dimasukkan (data-entry) ke dalam sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file basis data. Data yang tersimpan dalam file basis data kemudian dibaca kembali dan diproses menjadi informasi, informasi ini disajikan pada perangkat output untuk diberikan ke pengguna. Pengguna kemudian menggunakan informasi untuk melakukan tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau hasil pengambilan keputusan di-evaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.

Selain komponen input, proses, output dan basis data, menurut Jogiyanto (2003:42), siklus informasi memerlukan komponen teknologi, dan kontrol. Komponen teknologi terdiri atas teknologi sistem komputer dan teknologi sistem telekomunikasi. Teknologi sistem komputer akan mempercepat proses pengolahan data, sedangkan teknologi sistem telekomunikasi mempercepat proses transmisi data, sehingga membuat informasi dapat disajikan tepat waktu. Komponen kontrol atau pengendalian akan menjaga sistem informasi dari kesalahan-kesalahan yang disengaja atau pun tidak disengaja. Komponen kontrol membuat sistem informasi menghasilkan informasi yang akurat. Komponen kontrol dalam siklus informasi menurut Jogiyanto (2003:53), terdiri atas pengendalian secara umum (general control system) dan pengendalian aplikasi (application control system).

Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada Manajemen Informasi adalah sebagai berikut : 

• Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang dapat digunakkan.

• Menentukan orang – orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakkan untuk mendukung proses manajemen.

• Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakkan.

Kepentingan Manajemen Informasi

Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :

1. Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen. Hal ini disebabkan oleh karena :

a.  Pengaruh ekonomi internasional.

Semua perusahaan tidak dapat lepas dari pengaruh sistem perekonomian dunia saat ini. Misalnya fluktuasi nilai tukar mata uang yang berubah dengan cepat.

b.   Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat.

Kemampuan seorang mengirim informasi dalam hitungan detik melalui satelit, modem, fax, dsb. Peran manusia yang sudah mudah berkurang akibat modernisasi pabrik dengan penggunaan robot.

c.    Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan.

Kemampuan manajer dalam mengambil keputusan dalam waktu yang sempit dan ketat sangat dibutuhkan akibat persaingan dunia usaha yang juga semakin ketat.

 2.    Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

Karena tugas manajer yang semakin kompleks maka usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah dengan menggunakkan teknik kwantitatif dan peralatan elektronik. Misal: Seorang manajer produksi SAMPOERNA yang dapat melakukan analisis hasil produksi rokok melalui sebuah Personal Digital Assistan ketika melakukan penerbangan dari luar negri.

Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :

1. Manusia

2. Material

3. Mesin termasuk fasilitas dan energi

           4. Keuangan 

           5. Informasi termasuk data

Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah :

1.      Peran antar pribadi (Interpersonal roles)

·         Pemimpin (Leader) yang mampu menyediakan motivasi.

·         Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial.

·        Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison), menjalin hubungan dengan orang yang berada diluar unit.

2.      Peran informasional (Informational roles)

·         Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada.

·         Menyampaikan informasi (Disseminator).

·         Juru bicara (Spokesperson)

3.      Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles)

·      Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan.

·    Menangani gangguan (Disturbance Handler) dengan bereaksi terhadap kejadian y ng tidak diduga.

·      Pembagi sumber (Resource allocator).

·      Tawar – menawar (Negotiator).

Peran Manajer dalam Manajemen Informasi

Informasi merupakan sumber daya utama bagi manajer yang dapat dikelola, bersumber pada 2 pengaruh :

1.      Kegiatan bisnis semakin kompleks.

2.      Komputer mencapai kemampuan yang semakin baik.

Output yang dihasilkan digunakan oleh manajer dan orang-orang yang membutuhkan.

Sumber daya Manajemen Informasi :

1.      Sumber daya FISIK : manusia, mesin, material, uang.

2.      Sumber daya KONSEPTUAL : Informasi (termasuk data).

Tugas manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif. Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.

Keahlian Manajemen. Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna dan kemudian memastikan bahwa informasi tersebut layak digunakan oleh oarng-orang dilingkungan organisasi dalam bentuk yang tepat danpada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantinya dengan informasi yang up-to-date. Semua Kegiatan diatas dinamakan “Manajemen Informasi”.

Pentingnya Manajemen informasi dalam Perusahaan, disebabkan karena :

1.      Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat, disebabkan :

·         Pengaruh ekonomi internasional. Contoh gejolak inflasi.

·         Persaingan dunia.

·         Batas waktu yang singkat.

·         Kendala-kendala sosial.

2.      Kemampuan komputer yang semakin baik.

Fungsi & Tujuan Manajemen Informasi

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan.

Fungsi-fungsi manajemen (Henry Fayol)

1. Manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2. Manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut.
3. Manajer menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan.
4. Dengan sumber daya yang ada, para manajer mengarahkan untuk melaksanakan rencana tersebut.
5. Akhirnya para manajer mengendalikan (controlling) sumber daya tersebut dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Tingkatan Manajemen :

1. Perencanaan Strategis ; direktur, wakil direktur, bertanggung jawab atas pengambilan keputusan.
2. Pengendalian Manajemen ; manajer wilayah, ka. Divisi, bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Pengendalian Operasional ; supervisor, pimpinan proyek, menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer diatasnya, merupakan tempat berlangsungnya operasional perusahaan.

Keahlian Pihak Manajemen :

1. Komunikasi, manajer menerima/mengirimkan informasi dalam bentuk :

·         Lisan ; pada saat meeting, dll.

·         Tulisan ; laporan, surat, dll.

Tujuan umum :

1.    Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

REFERENSI :
http://rastodio.com/manajemen/pengertian-manajemen-informasi.html 

http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=4&cad=rja&sqi=2&ved=0CD0QFjAD&url=http%3A%2F%2Fyohanes_ari.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F5597%2Fsim.pdf&ei=C4PZUMKbEoHkrAfGv4CYDA&usg=AFQjCNERHjHlOWRqRwUCN-XBgGPdaF2FLQ&bvm=bv.1355534169,d.bmk 

http://hamzahzakaria.wordpress.com/2011/09/30/pengenalan-pada-manajemen-informasi/