MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).

Jenis- jenis model :

1.      Model Fisik

Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau bentuk nyata. Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang menggambarkan
bagaimana hasil akhir produk tersebut. Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan masalah manajemen.

2.      Model Naratif

Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif. Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model naratif yang populer adalah komunikasi bisnis.

     3.      Model Grafik

Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis, simbol, atau bentuk disebut model grafik. Kebanyakan digunakan di dunia bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik keuangan perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya. Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yg digunakan oleh sistem analis dan programmer yang bersifat grafik, seperti bagan arus (flowchart ) dan diagram arus data (data flow diagram).

4.      Model Matematika

Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika. Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik yang tiga dimensi, hal ini disebabkan oleh sifat model matematika yang multidimensional. Model inipun mempunyai kemampuan prediksi.

Kelebihan :

Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tsb). Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan. Contoh : BEP = TFC / P – C.

KEGUNAAN MODEL

1.      Mempermudah Pengertian

Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan entitas akan lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajikan dalam bentuk yang telah disederhanakan.

2.      Mempermudah Komunikasi

Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang telah mengertii makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan matematika entitas tersebut.

3.      Memperkirakan Masa Depan

Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya dalam menggambarkan entitas membuatnya dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh modelmodel yang lain.

MODEL SISTEM UMUM

Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

SISTEM FISIK

Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

1.       Arus Material

Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material
ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

2.       Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun tak langsung.

       3.       Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama. Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.

4.       Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan pinjaman dan juga pemerintah.

SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan. Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem. Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.  Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.

Dimensi Informasi :

·      

•  Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang dihadapi.

• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.

• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap terkendali atau hilangnya kesempatan.

•  Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah sangat dibutuhkan..

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.

Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :

1.   Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.

2.   Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3.  Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan. Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan. Model Sistem Umum Perusahaan.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir

PENDEKATAN SISTEM

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.

Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1. Usaha Persiapan

o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

o Mengenal sistem lingkungan.

o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisi

o   Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

o   Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1.      Mengevaluasi standar.

2.      Membandingkan output dengan standar.

3.   Mengevaluasi manajemen.

4.      Mengevaluasi pemroses informasi.

5.      Mengevaluasi input dan sumber daya input.

6.      Mengevaluasi proses.

7.Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

o Pertimbangan alternatif yang layak.

o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

o Memilih solusi terbaik.

o Menerapkan solusi.

o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1.  Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.      Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :

a.  Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah/Pemecah masalah

   ( Problem solver) :

a.  Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

REFERENSI :

http://zzzfadhlan.wordpress.com/2011/11/27/bab-3-model-sistem-umum-perusahaan/ 

http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDEQFjAB&url=http%3A%2F%2Fsantiw.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F2936%2Fbab2modelumum.doc&ei=ZezaUNraKIXKrAed8oHACA&usg=AFQjCNGPDGxyJLVSH8-KS5sA8zM13GjLng&bvm=bv.1355534169,d.bmk 

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2012/11/model-sistem-umum-perusahaan-12/