Manajemen Mutu

M A T E R I

PENERAPAN MANAJEMEN MUTU DALAM PROSES PENERIMAAN KARYAWAN

Konsep Dasar Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalm berbagai cara. Manajemen mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi.

Pengertian Mutu

Dugaan dan penafsiran yang sering timbul bahwa "mutu" diartikan sebagai sesuatu yang :

- Unggul dan bermutu tinggi

- Mahal harganya

- Kelas, tingkat atau bernilai tinggi

Dugaan dan penafsiran tersebut di atas kurang tepat untuk dijadikan dasar dalam menganalisa dan menilai mutu suatu produk atau pelayanan. Tidak jauh berbeda dengan kebiasan mendefinisikan "mutu" dengan cara membandingkan satu produk dengan produklainnya. Misalnya jam tangan Seiko lebih baik dari jam tangan Alba.

Kedua pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh pelanggan (custumer).

Secara singkat mutu dapat diartikan: kesesuaian penggunaan atau kesesuaian tujuan atau kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan.

Manfaat Manajemen Mutu

Pada awalnya penerapa manajemen mutu ini akan “merepotkan” beberapa pihak dalam perusahaan tetapi dalam jangka panjang akan memberi dampak yang positif dan mampu bertahan dalam persaingan di pasar bebas. Dampak yang mudah dirasakan adalah meningkatnya kepuasan pelanggan, sehingga pangsa pasar semakin meningkat. Beberapa manfaat penerapan manajemen mutu adalah sebagai berikut:

• Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standard kerja terdukumentasi.

• Meningkatkan semangat kerja karyawan karena ada kejelasan kerja sehingga meningkatkan efisiensi.

• Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi.

• Meningkatkan pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan.

• Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja.

Penerapan Manajemen Mutu

Dalam implementasi manajemen mutu terpadu , tidak satupun rumus , kiat ataupun cara tertentu yang universal dan dapat menghasilkan kesuksesan dalam segala kondisi dan untuk semua organisasi. Setiap organisasi harus mengadaptasi ide-ide dan teknik-teknik yang sesuai dengan organisasinya , kekuatan dan kelemahan yang dimiliki, budaya organisasi, dan situasi kerja yang digeluti organisasi tersebut.

Implementasi manajemen mutu terpadu membutuhkan suatu proses yang sistematis. George dan Weimerskirch dalam Tjiptono dan Diana ( 2003) menyatakan ada beberapa fase utama dalam implementasi manajemen mutu terpadu, yaitu :

1. Peran Manajemen Senior terhadap perubahan .

2. Peran / keterlibatan Pegawai .

3. Hubungan pegawai dengan pimpinan baik secara internal maupun eksternal .

4. Perbaikan atau penyempurnaan system dan kondisi lingkungan kerja yang

    mendukung pelaksanaan pekerjaan.

Dalam TQM, Pegawai dibebani kesempatan untuk terlibat aktif di dalam system dengan pengembangan kemampuannya, baik kemampuan manajerial maupun kemampuan pelaksanan operasional. Sasaran yang terpenting didalam TQM adalah bagaimana meningkatkan gairah dan semangat kerja pegawai serta mengembangkan agar punya kualitas yang optimal.

Menurut Marbun dan Heryanto (1993), penerapan peran Total Quality Management adalah:

1.      peran Pegawai,

2.      peran pimpinan,

3.      peran hubungan Pegawai dan pimpinan,

4.      peran aspek lingkungan kerja.

Berikut ini akan dijelaskan lima penerapan peran TQM :

1.      Pegawai .

Menurut Marbun dan Heryanto (1993) bahwa, Program TQM tidak akan berhasil hanya dengan kemauan kuat dari pimpinan, tetapi juga harus ditunjang oleh peran serta pegawai.

Disimpulkan bahwa peran pegawai adalah kemampuan dan kemauan pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Kemampuan untuk mengembangkan diri : asset organisasi yang paling berarti adalah pribadi-pribadi Pegawainya.

2.      Pimpinan.

Marbun Dan Heryanto (1993) menyatakan bahwa, untuk merangsang perubahan perilaku di organisasi yang bersangkutan, diperlukan keyakinan akan manfaat program TQM dari pimpinan .

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa peran pimpinan adalah keikutsertaan aktif pimpinan dan adanya keterbukaan dalam komunikasi, komunikasi yang baik akan membantu kesukseskan satu organisasi dan akan memperkecil kesenjangan / salah paham. Perkembangan perusahaan juga perlu diciptakan oleh pimpinan.

3.      Peran  Hubungan Pegawai dan Pimpinan.

Marbun dan Heriyanto (1993) menyatakan bahwa, hubungan pegawai dan pimpinan merupakan isu-isu yang menentukan pengorganisasian, antara lain kesebahasaan dalam tindakan, kebersamaan pegawai dan pimpinan dalam menghadapi setiap masalah, keserasian langkah tindakan, kesukarelaan dalam kerjasama : unsur kesukarelaan dalam bekerja yang tulus dan lahir dari dalam diri akan membentuk kekuatan juang yang kokoh.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peran pimpinan adalah kemampuan dan keaktifan pimpinan dalam memperjelas dan mempercepat proses kerja sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan.

4.      Lingkungan Kerja.

Marbun dan Heryanto (1993) menyatakan bahwa, lingkungan kerja antara lain kedisiplinan kerja akan meningkatkan kualitas kerja, ketertiban dalam tindakan, kerapihan lingkungan dan proses kerja, serta kesegaran jasmani : kondisi fisik seseorang sangat menentukan hasil karyanya .

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa kondisi kerja yang baik dapat mendukung keberhasilan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya.

Mutu Harus Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan

Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam manajemen mutu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu:

- Pelanggan internal (di dalam organisasi)

- Pelanggan eksternak (di luar organisasi)

Pada pengertian manajemen tradisional, yang dimaksud pelanggan adalah pelanggan eksternal (di luar organisasi). Mengapa pelanggan internal menjadi perhatian manajemen mutu? Jawabnya, adalah apabila pribadi yang ada di dalam organisasi tersebut dilayani dengan baik, otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula.

Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik. Dalam arti bahwa pelanggan internal, missal wakil pemimpin perusahaan, selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari sekretaris, pemimpin perusahaan selalu puas terhadap hasil kerja sekretaris dan karyawan selalu menanggapi para pekerja bawahannya.

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut:

1.    Setiap orang memiliki pelanggan

2.    Setiap orang bekerja dalam sebuah sistem

3.    Semua sistem menunjukkan variasi

4.    Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi

5.    Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan

6.    Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup

7.    Manajemen berdasarkan fakta dan data

8.    Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put

Kualitas Sumber Daya Manusia

Menurut Harmein Nasution (2005) bahwa sumber daya manusia ( SDM) di dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan organisasi, karena pada dasarnya SDM yang merancang, memasang, mengoperasikan dan memelihara dari system integral tersebut, baik itu input, proses, maupun output. Manusia sebagai asset yang akan mengelola sumber daya yang ada dalam organisasi memerlukan manusia yang baik kualitasnya . Sumber daya manusia jika ditinjau dari segi kualitasnya memiliki dua kemampuan, yaitu :

1. Hard Skill : Kemampuan akademik yang dimiliki seseorang.

2. Soft Skill : Kemampuan menyesuaikan dengan lingkungan terutama dalam dunia kerja / organisasi.

Kedua kemampuan diatas diperlukan bagi sumber daya manusia dalam menggerakan dan mengembangkan organisasi. Agar kualitas sumber daya manusia yang dihasilkan memenuhi standard maka setiap tahapan proses harus direncanakan dan dikendalikan sesuai dengan standard dan spesifikasi yang telah ditetapkan sesuai kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia yang berkualitas dalam arti sebenarnya adalah kerja yang dikerjakannya akan menghasilkan sesuatu yang memang dikehendaki dari pekerjaan tersebut (Zainun,2001).

Bila mana dikehendaki seseorang yang akan diserahi pekerjaan yang sudah jelas dan pasti standar syarat-syarat yang dituntutnya, maka perlu dikembangkan cara-cara pembuktian untuk menyatakan adanya kecocokan antara jabatan atau pekerjaan itu dengan orang yang akan menduduki jabatan dan melaksanakan pekerjaan itu.

REFERENSI:
kmpk.ugm.ac.id/.../4d-MANAJEMEN%20PERUBAHAN(revMaret'02).doc 
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19414/4/Chapter%20II.pdf 
http://sekolah.8k.com/blank.html  
http://galeriukm.web.id/artikel-usaha/manajemen-mutu-bagi-usaha-kecil-dan-menengah